Veille Qualiopi : qu'attend l'auditeur et que recouvrent les indicateurs 23, 24 et 25 ?

La veille n'est pas une exigence implicite ou transversale du Référentiel National Qualité. Elle fait l'objet de trois indicateurs dédiés, regroupés au sein du critère 6. À ce titre, elle est évaluée pour elle-même lors de l'audit, sur la base d'attendus précis.

La veille est souvent perçue comme une formalité, alors qu'elle traduit la capacité de l'organisme à rester en phase avec son environnement. Cet article présente ce que le Référentiel exige au titre de la veille et ce que l'auditeur observe, dans le cadre de la certification Qualiopi.

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Ce qu'il faut retenir

• La veille Qualiopi repose sur 3 indicateurs du critère 6 : l'indicateur 23 (veille légale et réglementaire), l'indicateur 24 (veille sur les évolutions des secteurs d'intervention) et l'indicateur 25 (veille pédagogique et technologique).
• L'auditeur vérifie notamment l'existence de la veille, l'exploitation des informations recueillies et sa cohérence avec l'activité de l'organisme.
• L'évaluation est qualitative plutôt que quantitative : aucune métrique de volume n'est imposée.
• La veille doit être cohérente avec les catégories d'action pour lesquelles l'organisme est certifié.
• Pour les nouveaux entrants, l'exploitation de la veille des indicateurs 24 et 25 est vérifiée à l'audit de surveillance, la formalisation étant vérifiée à l'audit initial.

Pourquoi la veille est une exigence du critère 6

Le critère 6 du Référentiel National Qualité s'intitule « L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel ». Il évalue la manière dont l'organisme se tient informé des évolutions de son secteur et en tient compte dans ses prestations.

Trois indicateurs dédiés déclinent cette exigence, chacun portant sur un champ de veille distinct. Ils s'inscrivent dans l'ensemble des exigences du critère 6, aux côtés des indicateurs relatifs au handicap, à la sous-traitance et à l'insertion professionnelle.

Les 3 types de veille exigés par Qualiopi

Le Référentiel distingue trois champs de veille. Pour chacun, il fixe un intitulé et un attendu, sans imposer de sources ni de méthode d'organisation.

Indicateur 23 : la veille légale et réglementaire

L'indicateur 23 attend du prestataire qu'il réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et qu'il en exploite les enseignements. Le niveau attendu par le guide de lecture porte sur la mise en place de cette veille, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne.

La veille documentée dans le cadre légal issu de textes comme l'arrêté du 31 mai 2023 illustre le type d'évolution réglementaire concerné.

Indicateur 24 : la veille sur les évolutions des secteurs d'intervention

L'indicateur 24 attend une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans les secteurs d'intervention de l'organisme. Le niveau attendu porte sur la mise en place de cette veille et son impact éventuel sur les prestations. Lorsque l'organisme intervient sur plusieurs domaines, la veille est attendue pour chacun d'eux.

Indicateur 25 : la veille pédagogique et technologique

L'indicateur 25 attend une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution des prestations. Le niveau attendu porte sur la mise en place de cette veille et son impact éventuel sur les prestations. La veille sur l'intelligence artificielle en formation relève de ce champ.

Ce que l'auditeur observe

Lors de l'audit, l'appréciation de la veille porte sur trois points :

L'existence d'une démarche structurée. L'auditeur vérifie que des sources fiables et actualisées sont effectivement consultées. Il n'évalue pas l'outil utilisé : le format de la veille relève du choix de l'organisme.

La preuve de l'exploitation. L'auditeur s'assure que les informations recueillies sont traitées, et pas seulement reçues. Pour les trois indicateurs de veille, la non-conformité type relevée par le guide de lecture est caractérisée par l'absence d'exploitation de la veille mise en place : une veille qui se limite à une accumulation d'informations sans traitement ne répond pas à l'attendu.

La cohérence avec le périmètre d'activité. La veille est appréciée au regard des catégories d'action pour lesquelles l'organisme est certifié. Elle doit être proportionnée et reliée à l'activité réelle, ce qui suppose de situer la veille parmi la place de la veille parmi les 32 indicateurs du Référentiel.

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Les exemples de preuves cités par le guide de lecture

Le guide de lecture du Référentiel National Qualité cite lui-même, pour chaque indicateur de veille, des exemples d'éléments de preuve. Ces exemples illustrent ce que le Référentiel mentionne ; ils ne sont pas exhaustifs et ne constituent pas une liste à préparer en vue de l'audit. Ils sont repris ci-dessous des preuves citées dans le guide de lecture.

Indicateur 23 — veille légale et réglementaire

Le guide cite comme exemples de preuves : abonnements, adhésions, participation aux salons professionnels, conférences, groupes normatifs, veille réglementaire en matière de handicap ; actualisation des supports d'information (publicité) ou de contractualisation, des dispositifs mobilisés (règles CPF) en fonction des évolutions juridiques, diffusion des actualités légales et règlementaires au personnel du prestataire ; consultation, analyse, diffusion au personnel de la documentation diffusée sur les sites institutionnels.

Indicateur 24 — veille sur les évolutions des secteurs d'intervention

Le guide cite comme exemples de preuves : veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois et documents y afférents ; participations à des conférences, colloques, salons ; adhésion à un réseau professionnel (syndicat, fédération, forums) ; abonnements à des revues professionnelles ; diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire et évolutions apportées au contenu des prestations proposées.

Indicateur 25 — veille pédagogique et technologique

Le guide cite comme exemples de preuves : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques et documents y afférents ; participations à des conférences, colloques, salons, groupes de réflexions et d'analyse de pratiques ; adhésion à un réseau professionnel ; abonnements à des revues professionnelles ; diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire, évolutions apportées au contenu des prestations, aux modalités ou aux outils pédagogiques, analyse d'opportunité et de faisabilité sur la mise en œuvre des innovations pédagogiques et technologiques.

Une analyse qualitative, plutôt que quantitative

Le Référentiel ne fixe pas de volume de veille ni de fréquence minimale. L'audit évalue la pertinence et la réalité de la démarche : une veille ciblée et effectivement exploitée répond mieux à l'attendu qu'un volume important d'informations non traitées.

Le cas particulier des nouveaux entrants

Pour un organisme nouvel entrant, les indicateurs 24 et 25 font l'objet de modalités d'audit adaptées : l'organisme certificateur vérifie la formalisation de la démarche de veille à l'audit initial, l'exploitation et l'impact éventuel sur les prestations étant vérifiés à l'audit de surveillance. L'existence de la démarche reste exigée dès l'audit initial. Ces modalités sont précisées dans les spécificités de l'audit initial pour un nouvel entrant.

Conclusion : la veille, indicateur de maturité

Au-delà de la conformité, la veille atteste de l'agilité et du professionnalisme de l'organisme. Elle nourrit une démarche d'amélioration continue nourrie par la veille, en reliant les évolutions de l'environnement aux prestations délivrées.