Suite à l'obtention, nous avons posé 8 questions à Pierre N’Diaye pour obtenir son retour d'expérience et témoignage de la démarche de certification Qualiopi de son organisme.
"Son obtention constitue donc à la fois une obligation légale, une belle opportunité de montée en compétences, et un gage de sérieux à offrir aux prospects dont nous désirons gagner la confiance. Finalement, c’est d’abord ma propre confiance en mon offre qui s’est renforcée !"
Psychologue spécialisé dans les interactions sociales, mon activité consiste à coacher ou former les particuliers et les professionnels qui souhaitent améliorer leur communication.
L’univers de la formation évolue et se professionnalise, de même que les exigences réglementaires et la demande du marché. Qualiopi, marque d’État, est le fruit d’une réflexion aboutie sur la qualité du processus de formation. Elle en offre des définitions claires et jouit d’une réputation sérieuse. Son obtention constitue donc à la fois une obligation légale, une belle opportunité de montée en compétences, et un gage de sérieux à offrir aux prospects dont nous désirons gagner la confiance. Finalement, c’est d’abord ma propre confiance en mon offre qui s’est renforcée !
Tout a commencé avec un faux départ. J’avais tout d’abord été contacté par un organisme certificateur, qui me téléphonait quasiment quotidiennement, me pressant de signer leur contrat et de passer commande. Une fois prêt à m’engager, j’ai tenté de m’informer davantage sur cet organisme et de le contacter : il avait disparu.
Afin de me renseigner sur les divers certificateurs existants et reconnus, j’ai parcouru les listes officielles et visionné plusieurs témoignages de dirigeants d’OF ayant été certifiés. Sur un article publié par Digiformag, j’ai découvert le parcours de Gilles Trichet (actuellement en poste dans le cabinet Lafayette Associés), qui avait réussi sa certification auprès de l’ICPF, dont il explique son ouverture aux formateurs indépendants. C’est ainsi que j’ai pu contacter l’ICPF et entamer cette magnifique aventure !
Ma préparation s’est faite par itération. En 2020, je découvre l’existence de Qualiopi ! Mais je n’avais ni le temps, ni les moyens, ni la compétence pour me préparer à l’audit. J’ai donc accumulé de l’expérience dans l’accompagnement en essayant d’agir avec professionnalisme, jusqu’au moment de ma déclaration d’activité.
Organisme créé, je n’avais pourtant qu’une activité de coach et je réfléchissais toujours à la thématique principale dans laquelle j’engagerais mon organisme. La prise de parole en public étant l’un de mes domaines de prédilection, j’ai effectué plusieurs missions en prenant soin de faire les choses dans les règles de l’art, envoyant des convocations, faisant signer des feuilles d’émargement, etc. Mais mes clients d’alors commandaient de trop petites missions pour que je puisse réellement délivrer une prestation opérant un développement de compétences réel et sérieux. Il s’agissait plus alors de préparation à un événement ponctuel ou d’accompagnement de terrain.
Lorsque j’ai enfin eu une mission de formation digne de ce nom, j’ai fait le maximum d’efforts pour respecter avec application le formalisme attendu par Qualiopi. J’ai ensuite créé un dossier sur le cloud, pour rassembler tous les documents que j’avais utilisés de A à Z (analyse de la demande, pré-évaluation, devis, contrat, supports pédagogiques, grilles d’évaluation, convocation, feuille de présence, rapport d’activité, enquêtes de satisfaction, diplômes, certificat de sensibilisation aux PSH, etc.).
Consultant différents organismes certificateurs, diverses vidéos Youtube, plusieurs conseillers Pôle emploi et professeurs d’universités spécialisés dans Qualiopi, j’ai pu clarifier ce que les textes signifiaient et quelles étaient, au-delà des formules, les attendus précis du Référentiel national de qualité. Cela m’a appris à peser chaque mot, plus encore qu’auparavant. Bien que l’on tende à vouloir s’emparer du sens global des critères et des indicateurs, aucun terme n’est là par hasard, dans les intitulés. Qui veut réussir sa certification doit absolument s’en souvenir.
Tous les indicateurs m’ont paru exigeants. Le premier critère, concernant l’information du public, s’il est tout naturel, m’a conduit à rééditer mon site internet de fond en comble. J’ai renoncé à son ancienne apparence, plus élégante et plus orientée vers le développement personnel, afin de rendre l’information relative à mon offre de formation directement accessible. Je me suis abonné à un CRM que j’avais exploité pour bénéficier de leur catalogue en ligne où publier mon offre et pour communiquer les informations nécessaires à mes apprenants.
Dans un autre registre, la prise en compte des réclamations, la démarche d’amélioration continue, le plan de développement des compétences, et la compétence pour l’accueil des publics en situation de handicap pouvaient sembler être des enjeux lointains pour le tout jeune organisme de formation que j’étais. Toutefois, me plonger dans ces thématiques, élaborer une réflexion et coucher par écrit les ressources et ma stratégie pour les mettre en place fût un réel plaisir. Cette expérience m’a procuré un sentiment d’ouverture d’esprit très agréable, et engendre cette sensation de bâtir sur des fondations beaucoup plus solides. Le jeu en vaut la chandelle !
Ne disposant pas de locaux propres à mon organisme de formation, j’ai demandé à l’ICPF s’il était possible de réaliser l’audit dans ses locaux. Le personnel, toujours chaleureux, prompt à répondre et empreint d’un grand sens de l’adaptation, m’a rassuré quant à ce point.
Plusieurs dates m’ont été proposées, et je me suis rendu le jour J à Levallois-Perret, dans les jolis bureaux de l’organisme. Après un accueil bienveillant de la part de l’auditeur et de son équipe, nous nous sommes installés dans une salle dédiée à l’audit pour un examen qui durerait toute la journée.
L’auditeur, qui m’avait envoyé le plan d’audit (la structuration de la journée) auparavant, me rappelle le contexte de la certification, ses exigences, ses modalités, avant de procéder, critère par critère, à l’évaluation de la qualité de mes processus. Les remarques et les questions sont précises, mais malgré mon stress perceptible, l’ambiance est bonne et d’autres sujets connexes à la formation et à nos centres d’intérêts respectifs ont même pu être abordés avec passion.
Sans doute la nature du rapport entre auditeurs et audités dépend-elle de la personnalité des personnes en présence, mais il est tout à fait possible d’entretenir une relation cordiale et enrichissante au cours de cette journée (ou de ces journées, selon la taille de l’OF) d’exception.
Bien que la certification soit encore jeune, Qualiopi m’a permis de me professionnaliser et de gagner une confiance en moi et en mon approche. Elle m’a conditionné à tout remettre en question, à tout justifier, et à désirer tout améliorer. Elle m’a aussi redonné le goût des sprints, ces périodes de travail intenses que l’on connait notamment à l’âge où l’on fréquente par exemple les bancs de l’université, et durant lesquelles on éteint son téléphone et on passe quelques nuits blanches - emporté par l’envie de bien faire -, mais qui apportent de si beaux résultats.
Elle me permet de changer le regard des inconnus sur l’avenir de mon organisme de formation. Il est difficile de juger de l’extérieur d’un acteur fiable d’un charlatan. Les diplômes, les retours-clients et le carnet de commande peuvent y aider. Et parmi ces indices, Qualiopi se range en bonne position.
Enfin, bien sûr, pour parler de l’éléphant dans la pièce, elle me permet d’accéder au droit d’usage de la marque et de bénéficier de financements mutualisés pour faciliter la vente de mes formations.
Le premier conseil serait de choisir l'option élaboration et d'entrer les éléments de preuve sur la plateforme digitales Noé, qui est un véritable outil de vérification. Une fois effectué, il faut y aller en confiance car l’organisme certificateur n’est pas là pour vous coincer mais pour vous faire passer l'audit daqns les meilleures conditions. Il faut trouver dans ce que l’on apporte, le moyen de justifier que l’on est conforme. A mon avis, l’essentiel est d’avoir une démarche qualité en interne et vérifier que l’on ait tout coché grâce à l’option Elaboration sur la plateforme Noé.
CICERO Formation
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