Nous avons posé 8 questions à Nicolas Guillou pour obtenir son témoignage sur la démarche de certification Qualiopi de l'organisme IADB.
" Deux raisons nous on fait choisir ICPF : les valeurs et les tarifs. Il était important pour nous de trouver un interlocuteur « à taille humaine » qui connaisse le milieu de la formation. "
Je suis formateur, agent administratif et chargé de mission qualité au sein de l’IADB, l'Institut des Arts de la Bijouterie. Nous sommes un organisme de formation et nos formations sont à destination des bijoutiers, des futurs bijoutiers et de personnes qui veulent se reconvertir dans le métier.
Concernant le fonctionnement, il était logique pour nous de passer à la certification pour pouvoir dans un premier temps, continuer à travailler comme on le faisait, et par la suite, pouvoir proposer de nouvelles offres dans notre catalogue. Je fais référence notamment à l’accès au financement par le CPF. Je souligne que nous avons de nombreux stagiaires demandeurs de formations subventionnées, ce qui explique que dans ce contexte la certification Qualiopi est indispensable.
Deux raisons nous on fait choisir ICPF : les valeurs et les tarifs.
ICPF évolue depuis toujours dans le secteur de la formation et est issu du monde associatif. Ce n'est pas une holding, une multinationale ou un géant du marché de la certification. Il était important pour nous de trouver un interlocuteur « à taille humaine » qui connaisse le milieu de la formation.
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La préparation s’est faite par le passage d’un pré-audit, en vue de comprendre comment se passait l’audit en lui-même, ainsi que son niveau d’exigence. D’autre part, nous avions commencé à préparer les sujets en suivant le référentiel. Nous avons passé en revue les sujets que nous maîtrisions, de même que ceux qu’il a fallu revoir selon les exigences du référentiel. En outre, cette démarche, nous a permis d’uniformiser nos pratiques, de les rendre un peu plus concrètes ou moins informelles. Nous nous sommes préparés tardivement, ce qui a demandé un surcroît de travail. Alors que l’audit était planifié en septembre, nous avons commencé à vraiment nous préparer en avril. Enfin, nous nous sommes également fait accompagner par un consultant.
Je ferais référence aux indicateurs concernant le suivi des stagiaires, la prise de contact, la gestion des informations, le positionnement et les échanges que nous avons dû grandement améliorer.
Les retours de nos stagiaires représentent un aspect que nous n’avions jamais abordé (enquêtes de satisfaction, évaluation), si exigeants qu’il a fallu refondre les documents concernés.
Nous avons alors été amenés à intégrer des éléments supplémentaires sur nos supports pédagogiques comme mettre au carré toutes nos démarches, par exemple, ainsi que la refonte de nos déroulés pédagogiques.
Le travail n’était pas compliqué en soit, bien que nous ayons été inquiets par rapport à l’indicateur relatif au point d’accès pour les personnes en situation de handicap.
Nous avons finalement réalisé que cet indicateur était moins exigeant que ce que nous anticipions.
En résumé, nous avons dû restituer un travail beaucoup plus rigoureux.
En effet, avant cela, nos tâches étaient assez informelles, peu arrêtées ou systématiques.
Bien qu’ayant rempli DataDock auparavant, avec l’usage d’un vocabulaire spécifique, nous avons constaté que nous ne l’avions pas systématiquement appliqué sur nos supports.
L’audit s’est très bien déroulé car nous avons eu des échanges au préalable avec l’auditeur donc rassurant, ce qui a donné un audit en visioconférence clair, fluide, effectué dans les temps, sans aucun problème rencontré. Nous n’avons eu qu’une non-conformité mineure, rapidement levée car les directives étaient très claires sur la façon dont il fallait procéder.
La démarche Qualiopi a été l’occasion de formaliser nos pratiques et de mettre en place une démarche qualité. Sachant que le plus important à nos yeux, était que nos pratiques soient normalisées avec des protocoles et que ces protocoles et outils mis en place, soient efficaces et pratiques. Nous avons décidé de la manière dont on allait procéder et sans forcément s’appuyer sur l’existant. Cette démarche nous a incité à créer nos propres outils. Par ailleurs, cela nous a permis de pouvoir garantir une continuité d’accès à nos stagiaires, notamment le financement de leur formation par le CPF par la suite.
Le principal conseil est de ne pas prendre la préparation de l’audit à la légère. Nous nous sommes préparés longtemps à l’avance même si je suis, moi-même, arrivé tard sur le projet. Par ailleurs, c’est en suivant les webinaires et en discutant avec d’autres personnes qui sont dans le secteur que je me suis aperçu que de nombreuses personnes n’avaient pas tellement conscience des enjeux. Me concernant, j’ai passé une licence de formation pour adultes récemment, ce qui explique que le vocabulaire spécifique soit encore frais et par conséquent que les exigences du référentiel me parlent. Toutefois, il y avait des thèmes sur lesquels, je n’étais pas vraiment sûr du niveau exigé. D’après certaines personnes, tout était facile, néanmoins, nous n’avons compris le niveau d’exigence attendu que grâce au pré-audit. Il est, selon moi, capital d’en prendre vraiment conscience.
En résumé, je dirai que le conseil est tout d’abord de s’y prendre à l’avance, en notant que ce n’est aucunement similaire au DataDock. Il est nécessaire de produire une documentation et de s’impliquer la démarche. Il faut avoir en fond de toile une dynamique qu’il est très important de s’approprier. Il ne faut pas reproduire ou se servir d’outils déjà créés par d’autres. En revanche, il faut savoir s’en inspirer si on est manque d’idées.
Le plus important est d’avoir ses propres protocoles, ses propres outils avec un fonctionnement utile et pratique. Il est donc primordial d'avoir conscience de tous ces enjeux et du niveau d'exigence attendu. Idéalement, il faut passer un audit blanc et vous faire suivre par un conseiller expert indépendant, de préférence de formation auditeur. Cela enlève beaucoup d’appréhension et vous met plus à l’aise pour aller passer l’audit.
