Les 7 étapes de la démarche Qualiopi

La certification Qualiopi est une référence incontournable pour les professionnels de la formation. Elle atteste de la conformité d’un organisme aux exigences du Référentiel National Qualité et garantit un haut niveau de prestation aux bénéficiaires. Pour obtenir cette certification avec ICPF, il est nécessaire de suivre un processus structurant qui repose sur 7 étapes clés.

1. Le projet

La certification Qualiopi s’adresse aux organismes de formation, aux centres de bilan de compétences, aux prestataires de VAE (validation des acquis de l’expérience) et aux centres de formation d’apprentis (CFA). Elle est obligatoire pour permettre aux clients et stagiaires de faire financer les actions par les fonds publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions...). Pour obtenir la certification Qualiopi, l’organisme doit être référencé sur la liste publique des organismes de formation du Ministère du Travail et posséder un numéro de déclaration d’activité (NDA).  

L'obtention du Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) est soumise au dépôt d'une demande de déclaration d'activité auprès de la DREETS de la région de l’organisme. Cette demande est à déposer dans les 3 mois qui suivent la conclusion du 1ᵉʳ contrat entre le prestataire et le client.

2. La demande

Une fois votre projet de certification défini, la première étape consiste à soumettre une demande de certification Qualiopi depuis notre plateforme Noé. Cette démarche gratuite implique de remplir un formulaire en ligne contenant les informations essentielles sur votre organisme :

• Un numéro de déclaration d’activité (NDA)

• La raison sociale de l’organisme et son statut juridique

• L’adresse du siège social et le/les lieux de déroulement des actions entrant dans le champ de la certification (administratives, commerciales, pédagogiques, etc.)

• Les catégories d’actions concernées par la certification : action de formation, action de formation par apprentissage, bilans de compétences et actions permettant de valider des acquis de l’expérience

• Le descriptif de l’activité de l’organisme  

• Le bilan pédagogique et financier (BPF) des activités en lien avec la certification

• La présence ou non d’un accompagnement pour la préparation de l’audit

• Les informations des interlocuteurs signataires du contrat

Dans votre demande, vous pouvez indiquer des créneaux souhaités pour la réalisation de l’audit Qualiopi, qui seront pris en compte en cas de disponibilité des auditeurs.  

Pendant cette étape, vous avez également la possibilité de choisir plusieurs options pour vous aider dans la planification de votre audit : planification weekend, assurance report, planification urgente.  

3. La contractualisation

Après validation de votre demande, nos assistants à la certification procèdent à une revue approfondie des informations fournies. Cette étape a pour but de s’assurer que votre organisme répond bien aux exigences de certification et de définir les modalités de l’audit.

Une fois cette revue finalisée, une proposition personnalisée est envoyée. Cette proposition précise les conditions de certification, les engagements de chaque partie, ainsi que le coût de la prestation. Elle formalise l’accord entre l’organisme certificateur et votre structure. Cette proposition, valable 72h, est validée et signée en ligne.

Une fois la proposition signée, et le règlement effectué en ligne, l'étape suivante consiste à planifier l’audit. Une date est convenue en fonction de votre disponibilité et de celle des auditeurs.

4. La préparation

La préparation à l’audit est une phase essentielle. Elle repose sur la maitrise du Référentiel National Qualité (RNQ) et l’organisation de l’ensemble des éléments de preuve démontrant la conformité aux critères. L’organisme candidat prend connaissance des obligations et indicateurs de chaque critère observé en fonction du temps accordé.  

Quelques jours avant l’audit, l’organisme reçoit un plan d’audit sur son espace Noé qui présente :  

• Le type d’audit

• Les informations de l’organisme

• La durée, les dates, les modalités et références de l’audit  

ICPF propose 2 options pour vous aider dans l’organisation et la conception de votre dossier :  

L’élaboration : elle vous offre la possibilité d’enregistrer dans un dossier Qualiopi et de conserver votre démonstration dont vos preuves sur Noé. Cette option vous offre un enregistrement structuré de la démonstration et des preuves pour chaque indicateur du référentiel Qualiopi en répondant à deux questions :

• Quelle est l'organisation en place ?

• Quelles sont les preuves de mise en œuvre de l’organisation ?

Le pré-audit : il s’agit d’un échange entre un auditeur Qualiopi et vous-même. Celui-ci consiste en une évaluation de la conformité du dispositif en place au regard des critères du Référentiel National Qualité. Le pré-audit Qualiopi se conclut par la remise d'un rapport précisant les éventuelles non-conformités détectées pour vous permettre de les corriger en vue de l'audit initial.

5. L'audit

L’audit de certification est mené par un auditeur, qui observe la mise en conformité de votre organisme par rapport aux exigences du Référentiel National Qualité. L’organisme doit avoir mis en œuvre une action dans son périmètre de certification pour pouvoir déclencher l’audit.

L’audit se déroule en plusieurs étapes : une réunion d’ouverture pour présenter le cadre et les modalités de l’audit, l’observation indicateur par indicateur, et une réunion de clôture pour rappeler la demande, les catégories d’actions observées et les raisons du choix de l’échantillonnage, ainsi que les éventuelles non-conformités.  

Après la correction et la validation des éventuelles non-conformités, le rapport d’audit est transmis à l’organisme certificateur pour examen. La décision de certification repose sur l’analyse de la conformité de l’organisme aux critères du Référentiel National Qualité. Un Chef Auditeur traite la conformité de l’audit. Le processus de décision prend environ un mois, hors délai nécessaire pour la résolution des éventuelles non-conformités identifiées lors de l’audit.

6. L'obtention de la certification

Une fois l’audit terminé et le traitement des éventuelles non-conformités, la certification Qualiopi est délivrée. ICPF met à votre disposition un kit de communication pour valoriser votre certification auprès de vos clients et stagiaires. Ce kit, accessible dans votre espace Noé, comprend :

• Un certificat Qualiopi

• Un logo officiel avec votre (ou vos) catégorie(s) d’action(s)

• Un plan de communication

Votre organisme apparaît ensuite sur l’annuaire des certifiés sur notre site internet afin de permettre à vos futurs clients de vérifier la véracité de votre certificat.  

Il est primordial de prendre connaissance du plan de communication pour s’assurer de communiquer de manière conforme. L’usage de la marque Qualiopi est vérifié dans les prochains audits.  

7. La surveillance et le renouvellement

La certification Qualiopi est valable 3 ans et doit faire l’objet de plusieurs audits pour la maintenir et la renouveler :  

• Un audit de surveillance qui a pour objectif d’établir que le dispositif certifié est mis en œuvre. Il doit être réalisé entre le 14ᵉ et 22ᵉ mois à compter de la date d'émission du certificat.  

• Un audit de renouvellement qui vise à permettre la continuité de la validité de la certification et engager l’organisme dans un nouveau cycle Qualiopi de 3 ans. Il doit être réalisé entre le 25ᵉ et 36ᵉ mois à compter de la date d'émission du certificat. L’organisme doit avoir mis en œuvre une action dans son périmètre de certification pour pouvoir déclencher l’audit.

Afin de simplifier la gestion des factures de ces audits, ICPF a mis en place le système de redevance annuelle. Ce système de paiement échelonné permet de répartir le coût des audits sur trois ans, facilitant la gestion budgétaire. Il permet également aux clients de se concentrer sur l’organisation des audits sans se soucier de leur financement au moment venu. Enfin, il encourage une implication continue des organismes certifiés dans la démarche Qualiopi, favorisant une relation de confiance et le développement d’une communauté engagée entre les certifiés et ICPF.

Conclusion

La certification Qualiopi est un gage de qualité et de professionnalisme pour les organismes de formation. Son obtention repose sur un processus structuré en plusieurs étapes, allant de la demande initiale jusqu'à l’audit et la délivrance du certificat. Une fois acquise, elle nécessite un suivi avec des audits de surveillance et de renouvellement afin de garantir le maintien des exigences du Référentiel National Qualité. Grâce à cette démarche, les organismes certifiés peuvent sécuriser leurs financements et renforcer leur crédibilité auprès de leurs clients. Qualiopi s’impose ainsi comme un levier essentiel pour la montée en qualité de la formation professionnelle.