Changer de statut juridique : quels impacts sur la certification Qualiopi de votre organisme ?
Dans les projets de transformation juridique, l'attention se porte souvent sur les conséquences fiscales, sociales ou patrimoniales. Les impacts éventuels sur la certification qualité sont parfois découverts plus tardivement.
Croissance de l'activité, arrivée d'associés, recrutement de salariés ou évolution du modèle économique : au cours de sa vie, un organisme de formation peut être amené à faire évoluer sa structure juridique.
Cette évolution, souvent perçue comme une formalité administrative, peut soulever plusieurs questions lorsqu'un organisme est engagé dans une démarche de certification qualité.
Qu’en est-il plus précisément quand il s’agit du statut juridique ?
Auto-entrepreneur, Entreprise Individuelle, SARL, SAS, ...passer d’une forme à une autre est toujours une étape décisive dans la vie d’un organisme.
Chaque statut a une incidence sur la responsabilité et le statut du dirigeant, l’organisation fonctionnelle, les règles de gouvernance, le développement de l’activité économique entreprise.
Connaître les implications sur la certification Qualiopi de l’organisme va permettre au dirigeant de les prendre en compte.
Quel lien entre statut juridique et certification Qualiopi ?
1 - Le statut : un élément constitutif du cadre choisi pour exercer l’activité de l’organisme.
Dès la demande de certification Qualiopi, il fait partie des informations que l’organisme certificateur en application de la règlementation en vigueur, doit collecter. Extrait de cette liste :
- la dénomination de l'organisme et son numéro d'enregistrement au répertoire SIRENE (numéro SIREN),
- le statut juridique de l'organisme :auto-entrepreneur, entreprise individuelle, SARL, SAS, ...,
- les coordonnées du dirigeant,
- le Numéro d'enregistrement de la Déclaration d'Activité (NDA) délivré par les services régionaux de contrôle de la DREETS.
Obtenir la certification Qualiopi repose donc sur des informations qui :
- démontrent l’existence légale de l’organisme,
- informent de son identité juridique et du mode de gouvernance,
- attestent de sa reconnaissance en tant qu’OPAC(Organisme Prestataire d'Action concourant au développement des Compétences),
- prouvent la mise en œuvre d’actions dans le respect du référentiel qualité en vigueur.
Ces informations sont destinées à être communiquées à tout public. Elles sont donc vérifiées en amont et reprises dans le certificat qui doit être communiqué.
2 - L’obligation d’information, de la part du prestataire, est attendue.
Tant qu’il est certifié, quelle que soit la catégorie d’actions pour laquelle il l’est, il doit transmettre les changements des informations transmises initialement.
Quand il s’agit du statut juridique, quand prévenir votre organisme certificateur ?
Dès que le changement est effectif et sans attendre le prochain audit.
Cette information doit être transmise conformément aux obligations prévues dans le cadre de la certification et de la règlementation en vigueur.
3 – Quelles implications pour la certification Qualiopi ?
Concernant spécifiquement le changement de forme juridique de l’organisme pour une autre forme, l’organisme certificateur va vérifier sila certification reste valide, ce qui doit être mis à jour ou faire l’objet d’un audit, si un nouveau dossier de certification doit être ouvert. Car derrière le changement de forme, il s’avère parfois que d’autres caractéristiques changent également.
Le certificateur va donc analyser la situation :
- Le SIREN est-il le même ?
- La continuité d’activité est-elle démontrée ?
- L’organisation, la gouvernance, l’effectif sont-ils inchangés ?
- La catégorie d’actions pour laquelle la certification a été délivrée est-elle maintenue ?
Lorsque ces éléments demeurent inchangés, la certification peut généralement être maintenue, sous réserve de l'analyse réalisée par l'organisme certificateur.
Par contre, le changement de situation entraînant la mise à jour des informations administratives auprès de la DREETS compétente territorialement pour votre organisme dans un délai actuel de 30 jours ,l'attribution d'un nouveau NDA, selon les cas, est possible (cas du changement de SIREN).
Les conséquences sur la certification doivent alors être examinées avec l'organisme certificateur.
A retenir : Le prestataire a une obligation d’information de l’organisme certificateur de toute modification de ses déclarations dans le cadre de sa certification Qualiopi.
Anticiper les démarches d’information : un enjeu pour l’organisme certifié
Ne pas déclarer le changement de statut à l’organisme certificateur peut avoir des conséquences sur le maintien ou les conditions de validité de la certification et entraîner des conséquences juridiques et financières pour l’organisme.
L’arrêté du 31 mai 2023 est très clair : “Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l'organisme certificateur ou lors de l'audit peut entraîner le refus de la certification, à l'issue d'une procédure contradictoire mise en place par l'organisme certificateur.”
De plus, en cas de contrôle ultérieur (DREETS, audit qualité), le fait de ne pas avoir déclaré le changement peut être pris en compte dans l'analyse de la situation lors d'un contrôle ou d'un audit.
1 - Veiller à ce que la certification Qualiopi reste considérée comme conforme et à jour.
C’est :
- éviter une suspension, voire un retrait de la certification,
- rester inscrit dans la Liste Publique des Organismes de Formation déclarés auprès du Préfet de Région territorialement compétent (source : www.data.gouv.fr),
- sécuriser les conditions de prise en charge et de règlement des actions financées par les financeurs (OPCO, Région, France Travail, ...) comme le NDA ou le SIREN correspondent toujours à ceux de la certification,
- rester référencé et éligible aux financements publics,
- conserver l’autorisation de communiquer la marque Qualiopi et le certificat attribué à l’organisme,
- protéger l’activité économique de l’organisme, sa notoriété, sa pérennité.
2 - Anticiper et aborder l’évolution de l’organisme plus sereinement.
S’informer au préalable des conséquences sur la certification Qualiopi de changer de statut permet d’agir en connaissance de cause.
Auprès de qui ?
- S’il s’agit de la certification Qualiopi, votre organisme certificateur est le mieux placé pour vous informer des conséquence set des démarches.
- S’il s’agit du changement de forme juridique, vérifier auprès d’un expert (expert-comptable, juriste) des implications pour l’entreprise, notamment si le changement crée ou non un nouveau SIREN, est une information déterminante pour Qualiopi.
A retenir
Connaître les démarches et implications, selon son contexte et sa situation, en amont, permet de conduire les évolutions nécessaires au développement de son activité tout en conservant la certification Qualiopi.
C’est poursuivre la démarche d’amélioration continue initiée et entretenir un relation stratégique durable avec les partenaires de son organisme.
Article rédigé par Fabienne Gaude - Consultante • Auditrice • Formatrice : https://www.linkedin.com/in/fabienne-gaude/
Sources :
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