Arrêté du 31 mai 2023 relatif à Qualiopi, quel impact en tant qu’organisme de formation ?

L’arrêté du 31 mai 2023 publié le 08 juin « portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation », apporte des précisions et de nouvelles mesures concernant Qualiopi tel que son titre l’indique. Cet arrêté vise, aussi et surtout, l’harmonisation des pratiques des organismes certificateurs. Mais concrètement, quel est l’impact de ce nouvel arrêté pour les organismes de formation certifiés ou à venir ?

Audit initial Qualiopi : les impacts de l’arrêté du 31 mai

Avant l’audit initial

‍Vous devez fournir les informations suivantes :

• Votre numéro d’enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN)

• Votre statut juridique ainsi que les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou physiques
• Une description de l’activité précisant les catégories d’action et si vous réalisez des formations réalisées en tout ou partie à distance, en situation de travail, en alternance ou certifiantes, sous-traitées à un autre organisme ou en sous-traitance auprès d’un donneur d’ordre
• Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) transmis. En l’absence du BPF, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à votre activité, établi à partir des données comptables
• Un organigramme nominatif et fonctionnel sans un minimum de salariés

Par ailleurs, vous devez joindre, lors de la conclusion du contact de certification, une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant que vous n’avez pas conclu un contrat avec un autre certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois, ce dernier point étant déjà collectée par ICPF. Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l’organisme certificateur ou lors de l’audit peut entraîner le refus de certification.

Pendant l’audit initial

‍L'échantillonnage effectué lors de l'audit est représentatif de l'activité de l’organisme. Celui-ci est effectué par l’auditeur et communiqué durant l'audit. Pour rappel, il est réalisé sur la période s'étendant entre le dernier audit et la date de l'audit en cours. L’échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Lors de l’audit, si l'auditeur identifie de nouveaux éléments pouvant modifier la durée initialement prévue dans le contrat, celui-ci doit ajuster la durée prévue en se basant sur les modalités de calcul mentionnées dans l’arrêté, ou, à défaut, effectuer un audit complémentaire.

‍Après l’audit initial

Un rapport d’audit (ou « support d’enregistrement d’audit ») est transmis et doit mentionner l’échantillonnage des actions réalisées par catégorie d’action ainsi que la justification du choix de l’échantillonnage.  

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Arrêté du 31 mai : Certificat Qualiopi et règles de communication

Avant d’établir le certificat, le certificateur doit vérifier la validité du numéro d’enregistrement de votre déclaration d’activité à partir de la liste publique. Cette vérification est réalisée automatiquement chez ICPF.  

De même déjà en place chez ICPF sauf pour le SIREN, le certificat doit comporter en plus des informations déjà intégrées les suivantes :

• La référence au programme de certification  
• L’adresse du certificateur  
• Le numéro SIREN

Nouveauté : En plus des règles d'utilisation de la marque, vous devez afficher le certificat Qualiopi dans vos locaux ainsi que sur votre site internet. En l’absence de site internet, la copie doit être communiquée à tous les candidats, stagiaires apprentis, financeurs, qui le demandent. Dans le cas contraire, une non-conformité majeure s’applique lors de l’audit de surveillance.

Si ICPF constate qu’une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations, il peut engager une procédure de retrait de la certification.

Audit de surveillance : les changements prévus

Avant l’audit de surveillance

‍ICPF est tenu de collecter :

• les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites ;

• une description des activités (comme spécifié plus haut pour l’audit initial)

Ce point est actuellement traité dans le cadre de l’analyse de risques réalisée par ICPF pour identifier tout changement.

• votre dernier bilan pédagogique et financier disponible, en vue de déterminer la durée de l’audit. ‍

‍Pendant l’audit de surveillance

‍Compte tenu de la durée d’audit, tous les indicateurs ne seront pas audités. L’auditeur doit procéder a minima à la revue des indicateurs suivants :

• Les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'audit initial​

• Les indicateurs 1, 4 ,3 (si applicable) 5, 6, 7 (si applicable), 10, 11, 16 (si applicable), 17, 19, 21, 22, 26, 27, 31, 32 et les indicateurs 14, 15, 20 et 29 pour les CFA​
• En plus, pour les organismes ayant bénéficié des conditions aménagées à l'audit initial : 8 (OF/ CFA), 9, 13 (OF/CFA), 18, 23, 30

Lors de l'audit de surveillance, ICPF vérifiera que vous respectez l’obligation d’affichage et de communication du certificat. Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.

Audit de renouvellement : les points à retenir

Les premiers audits de renouvellement débutent dès le mois de juin 2023. Le renouvellement doit s’effectuer au plus tôt 8 mois avant la date d’échéance en tenant compte du délai de levée des non-conformités majeures. Si vous souhaitez transférer votre certificat chez ICPF au moment du renouvellement de votre certification Qualiopi, vous devrez adresser une déclaration sur l’honneur précisant que vous n’avez pas conclu de contrat avec un autre certifié comme mentionné plus haut et précisant la date de fin de validité de votre certificat.

Traitement des non-conformités : ce qui change depuis le 09 juin 2023

Les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures.  

Le délai de traitement des non-conformités débutent dès la notification de celles-ci à l’audité.  

Ce qui change lors de l’audit initial, en cas de non-conformités majeures, ICPF a un mois pour lever les non-conformités (comme pour la surveillance et le renouvellement). A défaut de mises en œuvre des actions correctives, ICPF notifie le refus de certification. Vous devez attendre 3 mois à compter de la date de refus avant de présenter une nouvelle demande.  

Arrêté du 31 mai : Les cas spécifiques ‍

Nouveaux entrants

Des précisions ont été apportées concernant le statut de nouvel entrant. Est considéré comme nouvel entrant :  

• Prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité
• Prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

Pour les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32, ICPF procédera à la vérification de la formalisation du processus lors de l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Important : Si vous êtes audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance.

Transfert de certificat

Le point essentiel à retenir est que le transfert de certificat dans les conditions définies dans l’arrêté n’est désormais possible qu’auprès d’un certificateur déjà accrédité tel que ICPF. Si vous souhaitez changer de certificateur et transférer auprès d’un certificateur non accrédité, cela donne lieu à une nouvelle demande d’audit initial.

En l’absence de dossier détaillé transmis à ICPF par l’ancien certificateur ou lorsque la demande de transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait d’accréditation du certificateur, ICPF devra procéder à un audit complémentaire avant la demande de reprise.  

La décision de transfert fait l’objet de l’émission d’un nouveau certificat qui reprend l’échéance du certificat antérieur. La délivrance du certificat par ICPF entraîne la caducité du certificat précédemment émis par l’ancien certificateur.

Extension de certificat

Dans le cas d’une modification du périmètre de certification appelée extension, vous devez fournir un dernier Bilan Pédagogique et Financier. Si vous êtes organisme multi-sites et que vous effectuez une demande d’extension de la certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la demande.

Les organismes multi-sites

Si en tant qu’organisme multi-sites, vous souhaitez ajouter plusieurs nouveaux sites au certificat, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par ICPF. En complément de l’audit des nouveaux sites, ICPF audite la fonction centrale.  

Si votre organisme en place une nouvelle catégorie d’actions sur tous vos sites ou une partie, vous devez solliciter conjointement une demande d’extension sur cette catégorie. Les nouveaux sites sont intégrés à l’échantillonnage des sites à auditer.

Si votre organisme est certifié sur un site unique et vous souhaitez étendre votre activité à d’autres sites, vous devez réaliser un nouvel audit avec conclusion auprès de ICPF d’un nouveau contrat.

Dans cet article, nous avons rassemblé les points clés à retenir de ce nouvel arrêté. Ce qu’il faut retenir c’est que la majorité des mesures concernent les modalités d’audit des certificateurs afin d’harmoniser nos pratiques. Et les quelques mesures qui vous concernent portent sur des éléments administratifs (informations complémentaires que vous devez apporter ou des précisions lors de votre demande d’audit), de communication ou encore sur des précisions pour vous situer selon votre statut d’organismes multi-sites ou nouvel entrant. À noter que ces mesures vont entrer en vigueur à partir du 1^er septembre 2023 sauf pour celles relatives au traitement des non-conformités et au transfert qui sont applicables au 09 juin 2023.

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Pour en savoir plus

Arrêté du 31 mai 2023